Description
Cette formation a pour objectif d’approfondir l’utilisation de Microsoft Outlook afin d’optimiser la gestion de la messagerie, du calendrier et du travail collaboratif. Elle permet aux participants de structurer efficacement leurs messages grâce aux règles, dossiers et outils d’archivage avancés, de planifier et gérer des réunions complexes et de tirer pleinement parti des fonctionnalités collaboratives d’Outlook.
Les participants apprendront à organiser leur information, à automatiser le traitement des courriels, à collaborer avec leur équipe et à utiliser Outlook comme un véritable outil de productivité et de coordination au sein de l’entreprise.
Objectifs
- Utiliser votre messagerie électronique en mode collaboratif
- Classer, trier, rechercher vos mails
- Partager plusieurs agendas avec des groupes d'utilisateurs
- Utiliser les tâches et les contacts
- Maitriser l'archivage
Récapitulatif
Certification (optionnel)
L’examen dure 1 H 00 et se présente sous la forme de 35 questions alternant entre des manipulations sur le logiciel et des QCM, dont la difficulté s’adapte selon les réponses de l’apprenant. Il est dispensé en français. La surveillance est faite par un logiciel et est enregistrée à des fins de contrôle de conformité ou physiquement si la formation a lieu en présentiel.
Formation éligible CPF (certificateur Isograd)
Code RS ou RNCP : RS6958
Intitulé de la certification : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
Date enregistrement : 18-12-2024. Validité : 18-12-2027
Public
Utilisateurs ayant une bonne pratique d'Outlook et souhaitant utiliser les fonctionnalités avancées de gestion et de partage collaboratif pour un travail de groupe
Prérequis
Connaître l'environnement Windows et les produits Office (Word, Excel, PowerPoint)
Avoir suivi le cours Outlook initiation ou posséder un niveau équivalent
Méthodes et modalités pédagogiques
Formation réalisée en Présentiel, Distanciel ou Dual-Learning selon la formule retenue.
Moyens et supports pédagogiques
Mise à disposition d'un poste de travail sur nos formations en Présentiel.
Mise à disposition de nos environnements de visio sur nos formations en Distanciel
Remise d'une documentation pédagogique numérique pendant la formation
La formation est constituée d'apports théoriques, d'exercices pratiques et de réflexions
Dans le cas d'une formation sur site Entreprise, le client s'engage à avoir toutes les ressources pédagogiques nécessaires (salle, équipements, accès internet, TV ou Paperboard...) au bon déroulement de l'action de formation conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation
Modalités de suivi et d'évaluations
Auto-positionnement des stagiaires avant la formation
Émargement des stagiaires et formateur par 1/2 journée
Exercices de mise en pratique ou quiz de connaissances tout au long de la formation permettant de mesurer la progression des stagiaires
Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid à l'issue de la formation
Programme détaillé
Utilisation avancée de la messagerie
- Créer des dossiers pour classer des messages
- Transférer et classer automatiquement des messages pendant une absence
- Utiliser les règles de gestion des messages
- Utiliser la gestion des couleurs par destinataire
- Créer des dossiers Outlook et dossiers personnels
- Classer des messages dans les dossiers
- Grouper les messages
- Trier les messages selon des critères
- Archivage Avancé (paramétrage et optimisation)
- Création de dossiers de recherche
- Gérer le courrier indésirable
- Utiliser le gestionnaire d'absence du bureau
Utilisation du calendrier
- Gestion des réunions
- Utilisation des agendas de groupe
- Planification des réunions
- Définir un rappel de rendez-vous
- Paramétrer son calendrier
- Paramétrer les styles d'impression du calendrier
- Partager son calendrier
- Ouvrir un calendrier partagé
Travail en groupe
- Le gestionnaire de tâches
- Assigner une tâche
- Accepter ou refuser une tâche
- Reprendre possession d'une tâche refusée
- Paramétrer l'affichage et personnalisation du dossier tâche
- Transformer un message en tâche
- Transformer une tâche en rendez-vous
Travailler en mode collaboratif
- Partager Outlook avec son équipe
- Déléguer sa boîte aux lettres
- Envoyer du courrier pour le compte d'une autre personne
- Partager les contacts
- Partager un dossier
- Ouvrir le dossier d'un autre utilisateur
- Utilisation des dossiers publics
Archiver
- Principe de l'archivage
- Les fichiers PST
- Archivage manuel et automatique
- Outils de nettoyage