Description
Ce programme de formation sur la dématérialisation vise à sensibiliser les professionnels aux enjeux et aux démarches nécessaires pour réussir cette transition numérique. Il aborde les catégories d'informations concernées, les impacts sur l'entreprise, ainsi que le cadre juridique et normatif lié à la dématérialisation. Les participants apprendront à organiser leur documentation numérique, à choisir des solutions adaptées et à mener à bien leur projet en intégrant les contraintes réglementaires. Ce programme s'adresse aux responsables d'entreprise, aux gestionnaires de documents et à toute personne impliquée dans la transformation numérique.
Objectifs
- Découvrir les avantages et inconvénients d'une démarche de dématérialisation
- Evaluer les principaux aspects d'une démarche de dématérialisation
- Catégoriser les normes, standards, lois, décrets et solutions
- Comprendre le cadre juridique en France
- Etablir une méthodologie de mise en place d'un projet de dématérialisation
Récapitulatif
Public
Dirigeant d'entreprise, directeur financier, responsable métier, responsable maîtrise d'ouvrage, contrôle de gestion, DSI, responsable informatique, consultant, auditeur, informaticien
Prérequis
Aucun
Méthodes et modalités pédagogiques
Formation réalisée en Présentiel, Distanciel ou Dual-Learning selon la formule retenue.
Moyens et supports pédagogiques
Mise à disposition d'un poste de travail sur nos formations en Présentiel.
Mise à disposition de nos environnements de visio sur nos formations en Distanciel
Remise d'une documentation pédagogique numérique pendant la formation
La formation est constituée d'apports théoriques, d'exercices pratiques et de réflexions
Dans le cas d'une formation sur site Entreprise, le client s'engage à avoir toutes les ressources pédagogiques nécessaires (salle, équipements, accès internet, TV ou Paperboard...) au bon déroulement de l'action de formation conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation
Modalités de suivi et d'évaluations
Auto-positionnement des stagiaires avant la formation
Émargement des stagiaires et formateur par 1/2 journée
Exercices de mise en pratique ou quiz de connaissances tout au long de la formation permettant de mesurer la progression des stagiaires
Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid à l'issue de la formation
Programme détaillé
Enjeux et démarche de la dématérialisation
- Enjeux de l'information en entreprise.
- Les catégories d'information potentiellement concernées par un projet de dématérialisation
- Le contexte global de la dématérialisation
- L'entreprise face à la transition numérique : données personnelles, cloud, cybercriminalité, Internet des objets, big data, cloud, Saas…
- Impacts d'un projet de dématérialisation dans la vie de l'entreprise
- Les croyances associées à la dématérialisation
La matière première du projet de dématérialisation : le document
- Document, donnée, information, connaissance…mais de quoi parlons-nous ?
- Le document d'activité de l'entreprise : un enjeu clé dans la dématérialisation
- Original, copie, valeur probante…
- Natures, formes et formats des documents
- Document nativement électronique / document papier…. Impact sur un projet de dématérialisation
Démat et démat : quelle solution choisir ?
- Organisation de sa documentation numérique
- Niveaux de dématérialisation : de l'acquisition à l'archivage à valeur probante
- Panorama des types de projets de dématérialisation
- Document numérique à valeur probante : signature électronique, certificat…
- Traçabilité, intégrité, lisibilité, disponibilité : les contraintes du projet de dématérialisation
- Les fonctionnalités à connaitre pour faire son choix : GED, LAD, RAD, OCR / ICR, ECM, Records Management, DAM, Coffre-fort, workflow, travail collaboratif, thesaurus….
- Focus scanners : les questions clés à se poser pour bien choisir son scanner
Le cadre juridique de la dématérialisation
- Le document d'entreprise, un document de preuve
- Loi sur les archives (Code du Patrimoine), archives publiques / archives privées, DUA (durée d'utilité administrative / durée de conservation imposée par les textes)
- Données à caractère personnel (CNIL)
- Equivalence document électronique / document papier : loi du 13 mars 2000
- De la destruction des documents en France
Le cadre normatif de la dématérialisation
- Les acteurs clés : AFNOR, ISO, CIA (Conseil International des Archives)
- Enjeux et intérêts des normes dans un projet de dématérialisation
- Archivage électronique : NF 42-013 / ISO 14-641-1, NF 461, OAIS (ISO 14721), ISO 19005-1…
- Records Management : série des ISO 30300, ISO 15489
- Conservation papier et conditionnement : ISO 16245, NF 40-012
- Prestataires et externalisation (Tiers archiveurs) : NF 40-350
- …. Et les labels FNTC
Mener à bien son projet de dématérialisation
- Du projet de dématérialisation à la gouvernance de l'information
- Construire une stratégie globale de gestion de l'information, de la documentation et des données
- Le vocabulaire clé à maitriser pour se repérer dans le projet : dématérialisation, GED, workflow, archivage électronique…
- Définir le périmètre de son projet en intégrant les contraintes de la réglementation
- Les points clés à garder en tête : volumétrie, stockage / hébergement, débits et réseaux
Les étapes clés du projet de dématérialisation
- La définition de son besoin
- L'analyse des documents, données et types d'information (identifier ses typologiques documentaires, analyse des flux documentaires, état des documents à numériser etc.)
- Comment organiser ses données et construire son référentiel de gouvernance de l'information (plan de classement, indexation et métadonnées clés, charte de nommage des fichiers électroniques, tableau de gestion…)
- Les points de vigilance du cahier des charges
- Premiers pas vers un projet de dématérialisation
Les acteurs du projet de dématérialisation
- La dématérialisation, une simple question de papier ?
- Impact de la dématérialisation sur les processus de l'entreprise
- Conduire le changement et mobiliser tous les acteurs internes… à tous les niveaux et dans tous les métiers
- Panorama des partenaires du projet : tutelles, organismes de labellisation, organismes de certifications….
- Panorama des types de prestataires : prestataires de stockage, prestataires de numérisation, éditeurs de solutions, fournisseurs de matériel….